RFP چیست؟

در این مقاله سعی داریم در مورد RFP در طراحی سایت توضیح بدهیم و به شما آموزش دهیم چگونه RFP بنویسیم. درخواست طرح پیشنهادی یا RFP یک سند است که نیازهای پروژه را توصیف می‌کند و از راه حل‌های پیشنهادی از فروشندگان واجد شرایط می‌پرسد.

 سازمان‌ها معمولا زمانی از RFP ها استفاده می‌کنند که به کمک خارجی نیاز دارند تا یک پروژه خاص را تکمیل کنند. سند توضیحات الزاما جزئیات پروژه مثل جدول زمانی، بودجه و مشخصات را مشخص می‌کند و نقش پیمانکاران مختلف را تعیین می‌کند.

یک RFP چهره شرکت شما به همکاران بالقوه است، بنابراین مهم است که آن‌ها را خوب بخوانید. آن‌هایی که منجر به پیشنهادات خوب می‌شوند، پیشنهادات خوب منجر به روابط کاری بهتر می‌شوند که منجر به بهبود پروژه‌ها و نتایج بهتر می‌شود. پس اگر می‌خواهید یک RFP خوب بنویسید چه باید بکنید؟ چه جزئیاتی باید فروشندگان در مورد پروژه بدانند تا به طور دقیق پیشنهاد دهند؟ چه سؤالاتی باید از آن‌ها بپرسید تا بتوانید آمادگی و توانایی آن‌ها را ارزیابی کنید؟ برای نوشتن یک RFP نیاز به تبدیل شدن به یک متخصص در طراحی وب نیست. اگر RFP بتواند اهداف صریح را تعیین کند، جزئیات مناسب را ارائه دهد و اطلاعات مفید را از فروشندگان درخواست کند.

عناصر RFP

فرستادن یک RFP یک روش عملی استاندارد است: مشتریان بالقوه یک حوزه ی حدسی از کاری را که قرار است انجام بشود مشخص می کنند، مقیاس زمانی و بودجه موجود را ارزیابی می کنند، سپس به فروشندگان می رسند و از آنها می خواهند که یک راه حل (و راه حل خودشان) را به عنوان مناسب ترین پیشنهاد ارائه دهند .

برای آموزش RFP و کمک به شما در نوشتن RFP ، یک لیست مفید از نکات کلیدی را وارد کردیم. مراحل زیر ساده هستند و باید از طریق فکر کردن لذت ببرید؛ پس از همه، محصول نهایی این است که شما می توانید برای توصیف همه راه هایی که کسی می تواند کمک کند تا زندگی خود را با یک وب سایت بسیار جذاب آسان تر کنید را دریافت نمایید. به علاوه، ساخت چیزهای جدید به طور کلی بسیار سرگرم کننده است! ما می خواهیم شما یک فروشنده بزرگ را انتخاب کرده و تجربه ای فوق العاده برای ایجاد یک وب سایت داشته باشید، حتی اگر این فروشنده ما نباشیم.

طرح کلی یک نمونه آر اف پی rfp

• مرور کلی پروژه
• زمینه سازمان شما
• اهداف حضار و اهداف پروژه
• نقشه سایت
• محدوده کار و تحویل
• محدوده زمانی
• الزامات فنی
• نقطه اصلی تماس
• بودجه
• پشتیبانی در حال اجرا
• میزبانی وب
• تجزیه و تحلیل نرم افزار
• مثال ها
• معیار انتخاب
• فرمت و محدوده زمانی پیشنهاد

1. مرور کلی پروژه

در این قسمت باید سازمان خود را معرفی و هدف RFP را شرح دهید. بطور مثال اگر این یک طراحی مجدد وب سایت است، چه چیزی در مورد طراحی فعلی برای اهداف شما کار نمی کند؟ این سطح بالا است، بنابراین باید عبارات کوتاه باشد جزئیات کار آمده است و یک چشم انداز خوب است.

2. زمینه سازمان شما

سازمان خود را شرح دهید، چه کاری در سازمان شما انجام می شود وشما چه کاری انجام می دهید. وب سایت موجود خود (که شاید به همین دلیل شما به یک وب سایت جدید نیاز دارید)معرفی کرده و عنوان کنید چرا نمیتوانید آن را بسازید. علاوه بر این، کمی درباره مقادیر خود بگویید. چه چیزی شما را منحصر به فرد می کند؟ چرا کار شما مهم است؟

3. اهداف حضار و اهداف پروژه

توضیح دهید که چه کاری را انجام می دهید یا چه نتیجه ای را در نظر دارید. سه چیز خیلی مهم است که اگر به خوبی انجام شود، طراحی مجدد در چشم شما به موفقیت خواهد رسید. آیا شما از معیارهای کمی که کمک می کنند، از قبیل افزایش فروش یا بیشتر شدن خبرنامه ها یا مشترکین خبره یا واجد شرایط می دانید؟ آیا فکر می کنید به این که چه چیزی بازدیدکنندگان سایت می خواهند ببینند؟ آن را انجام دهید، نه فقط آنچه شما می خواهید آنها ببینند.

4. نقشه سایت

یکی از دلایل اصلی این است که مردم برای طراحی مجدد به NMC می رسند، فراتر از یک زیبایی شناسی بصری است، این است که محتوا به ندرت سازماندهی شده یا پیدا کردن آن سخت است. طراحی اطلاعاتی است که به نوبه خود نشان می دهد که شما از طریق بخش های سایت اصلی و طرح خود چه فکر کرده اید. اگر شما در حال حاضر ایده خوبی درباره این که چگونه می خواهید آن را دوباره سازماندهی کنید دارید ، این بخش را شامل می شود. (اگر نه، این نیز خوب است! انتظار داشته باشید که یکی از اولین مواردی باشد که در طول مرحله کشف با فروشنده خود انجام می دهید.) نقشه سایت به شما کمک خواهد کرد که کدام محتوای جدیدی را که لازم دارید برای نوشتن تعیین کنید و چه چیزی از سایت موجود باید منتقل شود. بسیاری از آن ممکن است منسوخ شده یا ناسازگار باشند، بنابراین باید یک نسخه جدید ایجاد کنید (مخصوصا اگر کار شما معرفی یک محصول، خدمات یا ابتکار جدید است) . پس باید آن را به سایت جدید وارد کنید تا به سیستم مدیریت محتوا وارد شود اطمینان حاصل کنید که فروشنده می داند آیا این چیزی است که تیم شما قصد انجام آن را دارد یا فروشنده انتظار دارد که آن را مدیریت کند.

5. محدوده کار و تحویل

در اینجا می خواهید اطلاعات بیشتری درباره پروژه ارائه دهید. تا آنجا که می توانید، تمام خدماتی را که می دانید توصیف کنید. به عنوان مثال، با یک پروژه redesign وب، شما ممکن است پرداخت برای:

• مدیریت پروژه
• استراتژی محتوا
• کپی رایتینگ
• تصویر
• طراحی اطلاعات
• طراحی بصری
• بهینه سازی موتور جستجو و سئو سایت
• برنامه نویسی front (HTML / CSS، انیمیشن)
• برنامه نویسی back ( CMS, 3rd party APIs, custom software/features)
• نرم افزار سفارشی یا توسعه برنامه
• بهینه سازی دستگاه موبایل
• تست و تضمین کیفیت
• قرار دادن جستجو / پرداخت
• آموزش نرم افزار

برای یک کار مانند طراحی اطلاعات، ممکن است نتایج ارائه شده یک نقشه سایت و wireframe باشد. برای طراحی ویژوال، ممکن است فایلهای منبع در فرمت فتوشاپ یا اسکچ باشد. چیزی شبیه مدیریت پروژه واقعا تعریف خوبی برای این بخش می باشد.

6. Time line

شما ممکن است بدانید چقدر طول می کشد تا کاری انجام دهید، اما به یک جدول زمانی نیاز دارید که باید آن را مطابق آن انجام دهید. آیا بازه ی زمانی که شما نیاز دارید، مانند زمان برای راه اندازی یک محصول جدید یا کمپین تبلیغاتی وجود دارد؟ شاید شما یک نمایشگاه بزرگ تجاری داشته باشید و پس از آن به طراحی سایت نیاز داشته باشید؟ اطمینان حاصل کنید که هر تاریخ شرکتی فراتر از فرآیند انتخاب فروشنده را ذکر کنید.

7. الزامات فنی

این یک موضوع بسیار وسیع است، اما هدف شما توصیف محدودیت ها یا الزاماتیست که می دانید پیش رو است. یک وب سایت، در اصل، یک محصول نرم افزار فنی است، بنابراین این جزئیاتی است که بیشترین تأثیر را بر برنامه و برنامه های کاربردی می گذارد. بعضی از نمونه های مورد نیاز فنی عبارتند از:

• تجارت الکترونیک: آیا شما انتظار دارید که محصولات یا کارتهای اعتباری را به فروش برسانید؟
• نرم افزار مدیریت محتوا: آیا شما نیاز به چیزی خاص، مانند دروپال و یا وردپرس؟
• زبان برنامه نویسی پشتی: برای توسعه نرم افزارهای وب سفارشی، سیستم شما تنها با یک زبان خاص مانند PHP، Ruby یا Python سازگار است؟ آیا شما یک زیرساخت موجود دارید که فروشنده باید به آن مسلط باشد؟
• پشتیبانی مرورگر میراث: چند بازدیدکننده هنوز در مرورگرهای قدیمی مانند Internet Explorer 8 (مارس 2009 منتشر شده است)وجود دارند؟ آیا آنها نیاز به حمایت دارند؟
• یکپارچگی وب: آیا سازمان شما به خدمات شخص ثالث برای چیزهایی مانند خبرنامه های الکترونیکی، اتوماسیون بازاریابی، مدیریت CRM / مدیریت تماس، کنترل موجودی، اینترانت، حسابداری یا مدیریت موجودی بستگی دارد؟
• حساب کاربری: آیا شما نیاز به مدیریت عضویت در سایت خود دارید؟ این امر می تواند به افراد اجازه دهد تا به محتوای خاص یا پنهان در سایت شما دسترسی پیدا کنند.
• قابلیت دسترسی: آیا شما نیاز به دسترسی به وب سایت برای کاربران نابینا یا محدود را دارید؟ برای وب سایت هایی که مخاطبان آن را مسن تر می کنند، متن های بزرگتر و مناطق کلیک بر روی آن، طراحی را مطلع خواهند کرد. سایت های دولتی و عمومی اغلب نیاز به این بخش دارند.
• طراحی پاسخگو همراه: آیا شما نیاز به یک نسخه بهینه سازی شده تلفن همراه از وب سایت دارید؟ اکثر گوشی های هوشمند مشکل نمایش سایت کامل را ندارند و برای بسیاری از کاربران کافی است.

8. نقطه اصلی تماس

معمولا، بسیاری از نویسندگان RFP کسانی هستند که این پروژه را هدایت می کنند. اگر نه، یا اگر دیگر اعضای تیم درگیر باشند، مشخص کنید که آنها چه کسانی هستند. آیا شما یا آنها در پروژه وب مشابهی کار کرده اید؟ همچنین، آیا برای تصویب تصمیمات نهایی کمیته ای وجود دارد که طرح ها ارائه شود؟

9. بودجه: دارایی ("قطعات") و خدمات ("کار")

بله، شما واقعا باید بودجه خود را تضمین کنید، حتی اگر بهترین حدس را بزنید. وب سایت ها مانند ماشین ها هستند: شما می توانید از هر 5،000 تا 500،000 دلار از آن استفاده کنید. در همین حال، سازمان های حرفه ای کار حرفه ای انجام می دهند و پیشنهاد به شما این تفاوت را نشان می دهد.

10. پشتیبانی در حال اجرا / Retainer

وقتی پروژه وب انجام و راه اندازی می شود، چه اتفاقی می افتد؟ این بسیار معمول است که به فروشنده در یک توافقنامه برای حمایت، آموزش، توسعه مداوم، و ... تضمین داده شود. در واقع، راه اندازی یک وب سایت تنها آغاز یک فرآیند است: فراتر از تصحیح اشکالات و یا اضافه کردن ویژگی های حرکت رو به جلو، شما باید همچنین در نظر بگیرید که چگونه می توانید ترافیک را به سایت جدید هدایت کنید

11. تجزیه و تحلیل

چگونه می خواهید ورود بازدید کنندگان و موفقیت محتوای خود را ردیابی کنید؟ آنالیز گوگل انتخاب محبوب است زیرا رایگان است و به خوبی کار می کند اما گزینه های دیگری نیز وجود دارد که قابلیت های اضافی مانند Crazy Egg را ارائه می دهند.

12. میزبانی وب

آیا شما در حال حاضر میزبان وب هستید؟ اگر نه، برای آپشن ها بپرسید. فروشنده با قیمت های گوناگون قیمت گذاری می کند. به عنوان مثال، با استفاده از پروژه های وردپرس ما از WP Engine استفاده می کنیم که به طور خاص برای عملکرد وردپرس تنظیم شده است.

13. سایت های نمونه

تشخیص این که کدام وب سایت ها را و چرا دوست دارید یا تحسین می کنید آسان است!  این می تواند تجربه کلی یا عناصر خاص و گسسته مثل یک فرم تماس یا یک تصویر باشد. شامل نمونه هایی از وب سایت های "برتر" در صنعت خود شوید. سایت های عالی نمونه از سایر صنایع غیر مرتبط نیز مفید هستند.

14. معیار انتخاب

شما قصد دارید پیشنهادهای مختلفی دریافت کنید و هر شرکت دارای نقاط قوت، اعتبار و توانایی های مختلف باشد. بعضی ها با هزینه کم رقابت می کنند؛ دیگران در بهترین کیفیت درحال رقابت هستند...

15. فرمت و زمان بندی پیشنهاد

آیا پیشنهاد باید در فرمت خاص مانند MS Word یا PDF ارائه شود؟ آیا شما نیاز به نسخه های کپی مجاز و امضا شده دارید؟

باز هم، بهتر است که آر اف پی باشد، بهتر است که فروشندگان پاسخ پیشنهادات شما را ارسال کنند. اکنون آماده هستید که شروع کنید. آیا شما در حال حاضر یک RFP دارید؟ در هر صورت، بهترین شانس با پروژه شماست. در این مقاله به شما توضیح دادیم که Rfq چیست و چگونه باید آن را بنویسیم.گفتیم که درخواست طرح پیشنهادی یا RFP یک سند است که نیازهای پروژه را توصیف می‌کند و از راه حل‌های پیشنهادی از فروشندگان واجد شرایط می‌پرسد .امیدواریم این مطلب برای شما مفید واقع شده باشد.

یک نکته مهم در خصوص نوشتن RFP :

در هنگام نوشتن RFP تنها سعی کنید نیازها و ساختارها را شرح دهید، تا حد امکان از وارد شدن به مسائل فنی و روش‌های پیاده‌سازی خودداری کنید. پیمانکاران با تجربه می‌توانند روش‌های فنی بهینه که کارایی و هزینه‌هایی شما را به حالت ایده‌آل برسانند در پروپوزال به شما ارائه دهند. تغییرات فنی در صورت لزوم بهتر است پس از ارائه‌ی پروپوزال صورت پذیرد. البته اگر به دلایل مختلف مانند سازگاری با سایر سیستم‌های موجود یا موارد مشابه مجبور هستید تا از فناوری خاصی استفاده کنید، آن را با جزئیات شرح دهید.

امیدواریم با ارائه این مطلب توانسته باشیم شما را با چون و چراهای تولید RFP آشنا ساخته باشم. تلاش ما در وبلاگ رایا پارس ارائه اطلاعاتی مفید و کاربردی در حوزه هایی از جمله طراحی استاندار و بهینه صفحات بک سایت ، طراحی نرم افزار و اپ موبایلی و سئو در مشهد است. با ما همراه باشید.