ترفندهایی برای اصول صحیح نامه‌نگاری اداری

امروزه ارتباطات نقش مهمی در زندگی روزمره ما انسان ها پیدا کرده است. از این رو اگر سازمان‌ها را هم بخش کوچکی از جامعه در نظر بگیریم، متوجه این مسئله خواهید شد که ارتباط گرفتن سازمان‌ها با یکدیگر، افراد سازمان با هم یا افراد خارج از سازمان با سازمان مربوطه چقدر مهم و حیاتی برای یک جامعه به حساب می‌آید. فرض کنید که دو سازمان می‌خواهند مکاتبات اداری داشته باشند، یا اشخاص سازمان می‌خواهند گزارشی را به یکدیگر از طریق نامه ارسال کنند، همچنین می‌توانید خودتان را به عنوان منشی در این سازمان در نظر بگیرید که قصد فرستادن نامه به بخش‌های مختلف را دارد. قطعا به این مسئله مهم پی خواهید برد که چقدر اهمیت دارد شما اصول صحیح نامه‌نگاری اداری را بلد باشید. در این مقاله از وبسایت رایاپارس همراه ما باشید تا اصول و قواعد صحیح نامه‌نگاری اداری را برای شما شرح دهیم.

نامه اداری چیست؟

به هر نوشته‌ای که روی کاغذ بتواند چندین موضوع اداری را در خودش جای دهد و از طریق آن بتوان در داخل سازمان و خارج سازمان ارتباط برقرار کرد، "نامه اداری" گفته می‌شود.

چند نکته در این حوزه:

• اگر اشخاص به سازمان مورد نظر خود نامه‌ای ارسال کنند، قبل از اینکه در دفتر دبیرخانه ثبت شود "عمومی" گفته شده و پس از طی شدن تشریفات "اداری" عنوان می‌شود.
• برخی اوقات اسم نامه‌ها وابسته به محلی که آن را ارائه می‌کند، می‌باشد. به عنوان مثال به نامه‌هایی که از طرق واحد مالی سازمان ارسال می‌شود، گاهی "نامه‌های مالی" می‌گویند. در نتیجه اگر با نامه‌هایی همچون: نامه‌های مالی، نامه‌های بازرگانی، نامه‌ی فنی، نامه‌های حقوقی، نامه‌های آموزشی و ... برخورد داشتید، واحد یاد شده بعد از عنوان نامه را به این منظور می‌نویسند که افراد سازمان تقریبا بدانند محتوای نامه در مورد چه موضوعی است.
• به صورت کلی نامه‌های اداری را از لحاظ زمانبندی به چهار دسته می‌توان تقسیم‌بندی کرد: "عادی"، "فوری"، "خیلی فوری"، "آنی".
• همچنین نامه‌های اداری را از لحاظ امنیت می‌توان به 4 دسته کلی تقسیم کرد: "عادی"، "محرمانه"، "خیلی محرمانه"، "سری"، و "به کلی سری" از جمله دسته‌بندی‌های این حوزه هستند.
• نامه ادای معمولا در سایزهای A4 و A5 نوشته می‌شود که این وابسته به کلمات به کار رفته در آن است.
• همچنین اگر می‌خواهید فعل‌های جمله را درست نمایید یا به دنبال کلمات هم معنی می‌گردید، لازم است تا از ابزار تولید محتوا استفاده کنید.

نامه اداری شامل چه اجزایی است؟

• سربرگ

شامل: لوگو، تاریخ، شماره، پیوست و آدرس

• عنوان

شامل: گیرنده، فرستنده و موضوع نامه

• متن اصلی

شامل: مقدمه، پیام، نتیجه، قدردانی

• امضا

شامل: مشخصات فرستنده (اسم و سمت) و امضا

• رونوشت

در صورت ارسال نامه برای چند نفر

سربرگ نامه

به طور کلی سربرگ نامه‌ها شامل: نام و لوگو، تاریخ، شماره، پیوست و اطلاعات تماس سازمان می‌باشد.

هنگام نامه‌نویسی اداری باید به این موضوع دقت کنید که اگر سربرگ فاقد نشانی بود، می‌توانید آن را در انتهای نامه با یک سانت فاصله از پایین کاغذ با استفاده از یک فونت متفاوت از متن نامه تایپ کنید. همچنین هنگام نوشتن نامه به این ترتیب دقت داشته باشید که باید از نشانی دقیق سازمان شروع شده و در ادامه باید به آن کد پستی، شماره‌های تلفن، دورنگار (فکس) و سپس آدرس الکترونیک (ایمیل) و پایگاه اینترنتی (وبسایت) اضافه شود.

به این موضوع دقت داشته باشید که باید تاریخ، شماره نامه و پیوست را در گوشه بالا سمت چپ بنویسید. تاریخ را باید به صورت عدد بنویسید و هنگام نوشتن باید دقت کنید که اعداد حتما به فارسی نوشته شوند.

معمولا شماره نامه را به همان شماره ردیف اندیکاتور سازمان فرستنده می‌شناسند که هنگام پاسخ داده شدن به نامه، به آن اشاره می‌شود.

اگر نامه‌ای که ارسال می‌کنید پیوست به همراه دارد، حتما در قسمت پیوست تعداد آن را درج کنید و فقط به نوشتن دارد بسنده نکنید.

عنوان نامه

عنوان نامه شامل بخش‌هایی مانند گیرنده، فرستنده و موضوع نامه می‌باشد.

هنگام نوشتن عنوان نامه باید به این موضوع دقت داشته باشید که در ابتدا شخصیت حقیقی (نام شخص) و در ادامه شخصیت حقوقی (سمت اداری) گیرنده را بنویسید. هنگام نوشتن نام افراد سعی کنید القاب و عناوین اضافی را به کار نبرید. همچنین اگر فرد دارای سمت‌های اداری مختلف بود، ابتدا واژه محترم را به کار برده و در نهایت سمت اداری که مربوط به موضوع کاری شما است را استفاده کنید.

اگر نامه‌ای که می‌نویسید برای سازمان خاصی است، باید بعد از نوشتن نام سازمان، یک خط فاصله (-) بگذارید و در نهایت نام واحد مربوطه را قید کنید. همچنین لازم است بدانید که اگر نامه درون سازمانی است، تنها باید نام واحد مربوطه را بنویسید.

موضوع نامه باید به صورتی باشد که واضح و شفاف باشد، به این صورت که نه آنقدر بلند باشد که در محل مربوطه جای نگیرد و نه آنقدر کوتاه باشد که خواننده در فهم موضوع دچار مشکل شود.

متن اصلی

در متن اصلی بخش‌هایی مانند مقدمه، پیام، نتیجه و قدردانی جای می‌گیرد.

زمانی که قصد نوشتن نامه اداری را دارید، به این سه اصل مهم همیشه دقت داشته باشید که باید در آن 1- دقت 2- اختصار 3- صراحت به کار رفته باشد.

زمانی که نامه اداری می‌نویسید، قطعا شما درخواستی دارید که می‌خواهید به آن رسیدگی شود؛ در نتیجه باید از اضافه‌گویی در آن بپرهیزید و خواسته خود را به صورت شفاف و واضح عنوان کنید. سعی کنید کلماتی که بار عاطفی و احساسی دارند را در نامه به کار نبرید تا از رسمیت آن کاسته نشود. بدون تعارف خواسته خود را بیان کنید ولی احترام را حفظ کنید. سعی کنید دستور نگارشی را در نامه به طرز صحیحی استفاده کنید که نامه شما واضح‌تر و قابل درک‌تر شود.

سعی کنید در نامه خود از واژه‌های مترادف و هم معنی استفاده نکنید. همچنین برای نوشتن نامه از کلمات و جملات عامیانه استفاده نکنید. همواره سعی کنید نامه را به گونه‌ای بنویسید که قابل فهم بوده و خواندن آن آسان باشد. سعی کنید در ابتدای نامه عبارتی مانند" سلام و ادب و احترام" و همچنین در پایان بعد از نتیجه "تشکر و سپاسگذاری" را به کار ببرید. هنگام نوشتن نامه برای سازمان نیاز نیست از واژه سلام استفاده کنید.

همیشه سعی کنید پایانه نامه را به گونه‌ای بیان کنید که خواننده باعث ترغیب به تصمیم‌گیری شود، نکته دیگر هم این که باید قبل از اسم و امضاء عباراتی نظیر با تشکر، با سپاسا، با احترام و یا ارادتمند را استفاده کنید.

رونوشت

از رونوشت تنها در مواقعی باید استفاده شود که می‌خواهید نامه را برای چندین نفر ارسال کنید.

به یاد داشته باشید که هر نامه به طور کلی در سه نسخه تهیه می‌شود: نسخه اول برای گیرنده، نسخه دوم برای بایگانی و نسخه سوم برای فرستنده. برخی اوقات وابسته به نیاز ممکن است که نامه برای اشخاص و یا واحدهایی به غیر از گیرنده اصلی فرستاده شود. در این صورت باید نام هرشخصی که می‌خواهید نامه را برای او بفرستید به علاوه نام واحدها با عنوان رونوشت در زیر نوشته اداری درج و برای هر یک تصویر یا نسخه‌ای از نامه ارسال شود.

همیشه به یاد داشته باشید که اگر نامه شما محتوایی جهت درخواست بود، باید از عبارت "جهت اطلاع (استحضار) و اگر محتوای آن جنبه دستوری یا امری داشت، باید از "جهت اقدام" رونوشت شود.

سخن تکمیلی

نامه‌های اداری همواره از اصول و قواعد خاصی پیروی می‌کنند، در نتیجه اگر شما هم قصد نوشتن نامه اداری دارید، پیشنهاد می‌کنیم که تمام نکات گفته شده در بالا را در نامه خود لحاظ کنید؛ زیرا که اثر گذاری آن بالاتر رفته و رسمیت بیشتری به آن می‌بخشد. ضمنا اگر فکر می‌کنید که فعل و کلمات شما ممکن است نامناسب باشد، می‌توانید از ابزار تولید محتوا شرکت رایاپارس بهره ببرید. در پایان هم امیدواریم که این مقاله برای شما مفید بوده باشد.